Отримати сертифікати
Отримати ліцензію

Основна форма діловодства в державному секторі – електронна

Концепцією розвитку електронного урядування в Україні передбачена модернізація державного управління за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій. Втілюючи у життя положення Концепції, уряд здійснює заходи по запровадженню систем електронного документообігу в центральних органах виконавчої влади та місцевих державних адміністраціях, оскільки електронний документообіг є основою нового формату роботи державних установ.

З метою повноцінного переведення роботи органів виконавчої влади у електронну форму прийнято постанову Кабінету міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі — Постанова № 55), яка набула чинності 7 березня 2018 року.

Постанова визначає електронну форму діловодства як основну для установ і підприємств державного сектору.

Постановою передбачено, що  єдиною допустимою формою юридично значимої взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі та основною формою взаємодії органів виконавчої влади між собою є система електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) (далі - система взаємодії).

СЕВ ОВВ (система взаємодії) – це державна телекомунікаційна система, призначена для ведення діловодства  в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису та/або електронної печатки, а також організації міжвідомчого моніторингу за станом виконання управлінських рішень. Обмін інформацією в системі взаємодії здійснюється через Інтернет.

Користувачами системи взаємодії, крім Секретаріату Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів, органів місцевого самоврядування можуть бути також організації, установи та підприємства незалежно від форми власності, які в установленому порядку підключилися до системи взаємодії.

СЕО ОВВ визначена пріоритетною формою взаємодії органів виконавчої влади з організаціями, установами, підприємствами незалежно від форми власності у разі, коли вони в установленому порядку підключилися до системи взаємодії.

Згідно затвердженого Постановою № 55 Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, порядок використання функціоналу системи взаємодії її користувачами визначається  Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою Постановою № 55.

Тож підприємствам, які бажають скористатися перевагами електронного урядування, слід ретельно опрацювати положення зазначеної Інструкції.

Інструкція з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержуються Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, їх територіальними органами, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим.

Згідно зазначеної Інструкції, діловодство у паперовій формі допускається лише для наступних документів:

У всіх інших випадках документування управлінської інформації в установах здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису, електронної печатки та електронної позначки часуВикористання електронної позначки часу під час накладання електронного цифрового підпису або електронної печатки є обов’язковим.

Постановою № 55 затверджено також Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, яка встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі.

Зазначеною інструкцією встановлено, що перелік документів, проходження в установі яких продовжується у паперовій формі, затверджується наказом керівника установи за наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання документів у паперовій формі.

Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

Постановою № 55 також внесено зміни до деяких постанов Кабінету Міністрів України. Зокрема, змінами до  Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680, передбачене наступне визначення поняття «електронна позначка часу»: «електронна позначка часу - електронні дані, які пов’язують інші електронні дані з конкретним моментом часу для засвідчення наявності цих електронних даних на цей момент часу.»

Міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади в тримісячний строк повинні привести власні нормативно-правові акти, зокрема про затвердження інструкцій з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління, у відповідність із Постановою № 55.

Державне агентство з питань електронного урядування за погодженням з Міністерством юстиції у тримісячний строк має затвердити вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади та формату електронного повідомлення.

Органам місцевого самоврядування рекомендовано привести у відповідність із цією постановою власні інструкції з діловодства.

Подальші кроки щодо розвитку електронного документообігу у державному секторі,  передбачені Концепцією розвитку електронного урядування в Україні, включають: